Thuiswerken vergt discipline. Enerzijds is het fijn om in je eigen comfortabele omgeving te werken. Anderzijds hangt er misschien een kind aan je nek of heb je de neiging om de grote afwas van gisteravond te doen. Toch is het eigenlijk in je werkomgeving niet heel anders. Je collega’s praten luidruchtig, de telefoon gaat regelmatig over en buiten maken de heikranen en ambulances (niet zulke fijne) muziek. Waarom lijkt thuiswerken dan toch lastiger dan op kantoor werken?
Op kantoor heb je direct contact met elkaar. Je kunt op elkaar terugvallen en je spanningen delen. Dat is thuis allemaal net even wat lastiger, de lijntjes zijn natuurlijk een stuk langer. Dat betekent niet dat thuiswerken inefficiënt is. Net zoals dat de kinderen om je nek discipline en grenzen nodig hebben, wil jij duidelijk weten wat precies je rollen en verantwoordelijkheden zijn. Zelforganisatie is key, juist als jij en je collega’s vanuit huis werken. Wij hebben 7 tips op een rijtje gezet om jou en je organisatie te ondersteunen om zelforganiserend te werken.
1.Faciliterende apps voor zelforganisatie
Apps zoals Holaspirit en Glassfrog helpen organisaties om overzichtelijk de organisatiestructuur vast te leggen. De rollen van alle collega’s worden vastgelegd en het platform geeft dit visueel en voor alle teamleden toegankelijk weer. Ook kun je samen of voor jezelf projecten en acties inplannen. Zo houd je overzicht over waar jij en je collega’s verantwoordelijk voor zijn en mee bezig zijn. Dit alles ondersteunt je bij het maken van een betere structuur. Met deze structuur kun je vanuit huis makkelijker gaan plannen en je focus leggen op activiteiten die binnen jouw rolpakket vallen. Zo zet je de eerste stap in het zelforganiserend werken!
2.Plannen en organiseren
Als je eenmaal je verantwoordelijkheden op een rijtje hebt gezet en weet wat je te doen staat, kun je efficiënt gaan plannen. Er zijn oneindig veel apps die jou hierbij kunnen helpen. De meest bekende apps zijn Google en Outlook, waarin je je agenda deelt; of je houdt taken bij in Google Tasks. Een gedeelde agenda bespaart tijd en moeite. Naast deze simpele apps om je taken bij te houden, zijn er ook apps die jou nog wat stappen verder helpen. Productiviteitsapp Asana is hier een goed voorbeeld van. Als je eenmaal begint met een app zoals Asana, dan gaat er een wereld voor je open. In de app organiseer je campagnes, houd je taken en vooruitgang bij en communiceer je met je collega’s over verschillende projecten. Je organiseert alles op één plek en kunt snel schakelen met het team. Zo houd je te allen tijde overzicht, waar je ook bent.
Dit soort apps bouwen voort op de methodologie Getting Things Done van David Allen. GTD is gefocust op productiviteit en het gedaan krijgen van ‘dingen’. Door taken te verwerken in een systeem zijn ze uit je hoofd, en maakt het herinneren van taken plaats voor het echte ‘doen’.
3.Post-it muur
Een fijne manier om gestructureerd zelforganiserend te werken is om projecten bij te houden, acties in te delen en ideeën vast te leggen via een post-it muur. Deze methode wordt vooral veel toegepast in agile en scrum organisaties. Doe dit op de plek waar je het meest werkt, bijvoorbeeld op de zolder of in je thuiskantoor. Voor deze muur geldt de gouden regel: schrijf het op en van je af. Je hoofd raakt vol als je alle taken en ideeën daar opgesloten houdt. Maak het visueel door categorieën op de muur te maken. Bijvoorbeeld: links office, midden coaching, rechts financiën. Of deel het op in verschillende projecten. Daaronder kun je concrete taken plakken met verschillende herkenbare kleuren. Zo ziet je week er al een stuk overzichtelijker uit, waardoor jij het gevoel krijgt dat je de week kunt trotseren.
> Download ons whitepaper Leidinggeven aan Zelfsturende Teams
4.Scheiding kantoor en wonen
Als je veel thuiswerkt is het verstandig om een duidelijke scheiding te maken tussen je thuiskantoor en je wonen. Niet alleen zodat je je beter kunt concentreren, maar ook zodat je een gezonde verhouding tussen werk en vrije tijd behoudt. Hoe meer de grens vervaagt tussen thuis en kantoor, hoe lastiger het wordt om je in je vrije tijd te ontspannen en je werktijd optimaal te benutten. Benut je energie en focus goed in je werkuren op een afgesloten werkplek. Neem daarbuiten voldoende ontspanning zodat je weer kunt opladen. Dat is heel belangrijk! Voorkom dat je op zaterdagmiddag in de verleiding komt om toch nog even die paar mailtjes op de bank te beantwoorden.
5.Gezamenlijke (Skype-)meeting in de ochtend
Een ander belangrijk punt van zelforganiserend werken is om iedere dag in te checken met jouw collega’s. Plan bijvoorbeeld iedere ochtend of naar wens een vast aantal ochtenden per week in om met elkaar te zitten. Via Skype of een andere video call service check je met elkaar in: hoe gaat het met je collega’s? Wat zijn de spanningspunten? Wat staat er te doen en wie pakt wat op? Bij voorkeur sluit je de dag gezamenlijk af om even ‘uit te checken’.
6.Ook thuis tijd voor werkoverleg inplannen
Je hoort of zegt het waarschijnlijk vaak zat: ik moet nog even iets afmaken, bellen we morgen? Ik zit zo in een overleg, ik neem van de week nog even contact met je op. Van uitstel komt afstel. Het is juist belangrijk dat je op afstand met elkaar blijft communiceren en overleggen. Plan daarom naast je dagelijkse activiteiten ook tijd voor werkoverleg in, bijvoorbeeld een uurtje per dag. Zo kun je rekening houden met spontane telefoontjes en werkoverleggen op gunstige momenten inplannen. ‘Ik heb geen tijd’ is dan nooit een excuus.
7.Energie behouden tijdens het thuiswerken
Heb je wel eens een hele dag alleen maar thuisgewerkt? Waarschijnlijk heb je dan ervaren dat dit veel energie kost. De hele dag op één plek zitten en je focussen vraagt veel van je lijf en geest. Ga er daarom ook even op uit! Ga naar buiten, doe nieuwe energie en inspiratie op.
Als je veel thuiswerkt, kun je ook wel eens opgesloten raken in je ‘eigen wereldje’. Dat maakt het lastig om met creatieve ideeën te komen of om nieuwe oplossingen te vinden. Zo maak je gebruik van je eigen denkvermogen en ervaringen, terwijl je collega’s waardevolle informatie kunnen toevoegen. Plan daarom brainstormsessies in met je collega’s via Skype of een andere vergaderapp. Ga er lekker voor zitten en laat die grote ideeënmachine maar lopen! Of maak eventueel een wandeling met je collega’s (op 1,5 meter afstand) om samen even te luchten en tot nieuwe ideeën te komen. In een andere omgeving laad je je op, en daarna kun je met frisse energie weer aan het werk.
We kunnen meer voor je betekenen
We hebben je nu een aantal tips gegeven om op korte termijn veranderingen te maken. Maar we kunnen nog veel meer voor je betekenen. Apps zoals Holaspirit kosten tijd om te implementeren. Online overleggen vraagt om een andere manier van communiceren. Ook plannen is een skill die je je moet toe-eigenen. Kan jouw organisatie wel wat hulp gebruiken met zelforganiserend werken? Het Eerste Huis biedt een incompany training aan voor organisaties die willen werken aan zelforganiserende teams, maar wel vanuit huis. Juist in deze periode waarin we wegens het Coronavirus geadviseerd worden veel thuis te werken.
Voor vragen over de training kun je ons contacteren via contact@heteerstehuis.nl of (085) 301 87 41 .
Op zoek naar informatie over zelforganiserend werken? Download de brochure!
