De toepassing van Art of Hosting in de praktijk

Over kernwaarden en participatief leiderschap

In deze praktijkcase gaan we in op het vraagstuk van twee eigenaren van een Amerikaans organisatie (CEO en CFO). Zij wilden een betere samenwerking tussen de vestigingen in Europa en henzelf als hoofdkantoor. De vraag was om een training rondom teambuilding te organiseren met hun Europees leiderschapsteam.

Voordat we starten met een traject, gaan we eerst in gesprek om te achterhalen wat de ‘calling question’ is oftewel de vraag achter de vraag. Tijdens de inventarisatie gaan we in op wat de organisatie wil bereiken met het traject, wat de aanleiding is, hoe de huidige situatie eruit ziet, hoe bereidwillig het team is om mee te werken enz.

Ons gesprek met de Amerikaans organisatie begon op dezelfde manier. Op basis van hun hulpvraag, volgden diverse gesprekken waarin we achterhalen wat de ‘calling question’ is. Hieruit kwam naar voren dat de gedefinieerde kernwaarden erg belangrijk zijn.

De kernwaarden dienen als basis voor beslissingen die worden genomen. Het is zelfs zo belangrijk dat iedere, nieuw aangenomen medewerker standaard een workshop moet volgen, waarin ze de principes achter de waarden leren kennen en hoe ze de kernwaarden moeten toepassen in de praktijk. De kernwaarden waren de aanleiding van het management om een leertraject op te starten. We hebben aan de hand van de gesprekken met elkaar de volgende vier leerdoelen gedefinieerd:

1. Een sterk team bouwen waarin mensen elkaar aanmoedigen en waar men rekening houdt met elkaars achtergrond.
2. Een omgeving bouwen van vertrouwen, waarin mensen zich zelfverzekerd voelen en verantwoordelijkheid nemen.
3. Verbinding maken met de kernwaarden van de organisatie en van daaruit handelen.
4. De Europese managers in staat stellen het programma binnen hun eigen team uit te werken.

Een belangrijke voorwaarde voor aanvang van het traject was dat het Executive team achter het leertraject stond. Dit is tot stand gekomen door de gesprekken en de vele vragen die we aan het management hebben gesteld.

Aanpak en gebruikte processen

Voorbereiding

De met elkaar geformuleerde leerdoelen vormden de basis voor het ontwerp van een 2,5-daagse training met het Executive Team, de Sales Director, twee HR Directors (allen USA) en het Europese management team. Voorafgaand aan de training werden twee dagdelen ingeruimd om de Amerikaanse Executives en directors voor te bereiden op hun rol tijdens de training.

Onderwerpen die aan bod kwamen in deze voorbereiding:

• Hosting – het creëren van veilige ruimte;
• Het stellen van krachtige vragen in plaats van het geven van antwoorden;
• Agenda flow: divergentie – emergentie – convergentie;
• Voorbereiding op hun hosting rol op de laatste dag van de workshop.

Hosting

Het Executive Team ontving aan het eind van deze dag hun gasten en nodigde hen uit in de gecreëerde cirkel. De cirkel setting werkt vanuit gelijkheid en vormt de basis voor de training. De trainers maken als hosts ook deel uit van de cirkel. In deze setting wordt een check-in (een kennismaking) gedaan aan de hand van een leidende vraag.

Werkvormen vanuit Art of Hosting die de eerste dag aan bod kwamen:

• Hosting;
• Circle Practice – een werkvorm die een vergadering transformeert van informeel socializen of debattering naar een houding van aandachtig en respectvol luisteren en spreken;
• Journaling – het schriftelijk bijhouden van de persoonlijke leerpunten;
• Divergentie – emergentie – convergentie : werkmethode waarin het verruimen van het wereldbeeld, het laten ontstaan van nieuwe ideeën en daaruit te nemen acties centraal staat;
• 4-Fold practice – werkmethode rond het creëren van lerende communities;
• 4 Levels of listening – verschillende niveaus van luisteren;
• Visual Harvesting – het in beeld vatten van de uitkomsten van conversaties en processen.

Dag 2

Op dag 2 startten we weer vanuit de cirkel en werd het eerste dagdeel gewerkt rond cultureel bewustzijn en waardering voor diversiteit. Na korte “teachings” over verschillende beleving van waarden en normen binnen verschillende culturen, verschillen in wijze van communiceren, stereotypering en toekomstvisie, gingen de deelnemers aan de slag met cases, verdedigings – en overlevingsstrategieën en emotionele intelligentie.

De avond werd gevuld met Collective Story Harvesting, waarbij de CEO en CFO uitgenodigd waren om hun persoonlijke verhaal te delen met hun mensen. De deelnemers luisterden naar rode draden in het verhaal, die gedeeld werden met de rest van de groep en de verteller.

Werkvormen vanuit Art of Hosting gebruikt op dag 2:

• Hosting;
• Meta Harvesting – wat hebben we gisteren gedaan en wat waren de uitkomsten, waarmee we vandaag verder gaan;
• Circle Practice;
• Theory U;
• Journaling;
• Nature walk;
• (Visual) Harvesting;
• Collective Story Harvesting.

Dag 3

Deze dag stond in het teken van de waarden van de organisatie en het definiëren van hoe het geleerde in praktijk te brengen binnen de eigen teams.

Gedefinieerde waarden kunnen vanuit verschillende culturen verschillend ervaren worden. Om het bewustzijn hiervan te vergroten, werd iedereen uitgenodigd om te delen wat de organisatiewaarden voor hen betekenden. Dit bracht een divers palet van betekenissen naar boven, die elk op hun eigen manier waarde hadden voor de groep.

Door naar elkaar te luisteren ontstond verbinding met elkaar en de ingebrachte waarden. Via een collectieve harvesting werden deze in beeld gebracht. Dit gaf tevens de HR directeuren waardevolle informatie die ze konden toepassen in de workshop voor nieuwe medewerkers.

De rest van de dag stond in het teken van het ontwerpen van de samenwerking vanuit de diverse locaties en hoe het geleerde en de ervaring van de afgelopen dagen geimplementeerd kon worden binnen de lokale teams.

Aan het eind van de dag werd de workshop afgesloten met een feedback aan de hand van de visual harvesting en een check-out in de cirkel.

Werkvormen vanuit Art of Hosting gebruikt op dag 3:

• Hosting;
• Meta Harvesting;
• Circle Practice;
• Collective Harvesting;
• Journaling;
• The Art of Powerful Questions – Coaching Circle;
• Design for Wiser Action;
• Visual Harvesting.

Resultaat

De Art of Hosting processen vormden de kapstok om de vier doelen te bereiken. De deelnemers werden zich meer bewust van de waarde van de culturele verschillen die in de groep speelden, maar bovenal, dat de gezamenlijke waarden de bron zijn van de onderlinge verbinding. Samenwerken in participatieve processen en het delen van ieders verhalen zorgde voor overbrugging van de geografische afstand.

Hierdoor werd er een sterk team gebouwd dat bereid was elkaar te helpen en naar elkaar te luisteren. Men leerde de toegevoegde waarde van de culturele verschillen te zien en te gebruiken. Humor werd ingezet om met misverstanden om te gaan. Daarnaast hadden zij hun eigen plan en acties ontwikkeld om op een consistente manier met hun lokale teams aan de slag te gaan met de vier doelen en dit zo verder uit te rollen in de organisatie.