Open vragen stellen is heel belangrijk om frustraties te voorkomen in de werksetting. In de organisaties die ik begeleid is er vaak ‘een probleem’ en hebben de mensen behoefte aan betere werkverhoudingen. Keer op keer blijkt dat er in de basis iets ontbreekt in de manier waarop mensen met elkaar omgaan. Communiceren: het lijkt zo simpel, maar in de praktijk blijkt juist daar veel te winnen. In deze blogserie geef ik je 8 eenvoudige basisprincipes voor een goede professionele communicatie. Dit is deel 3 in de serie.
De 8 basisprincipes voor effectief communiceren
- Spreek met ik-boodschappen (zie deel 1)
- Gebruik de kracht van de stilte (zie deel 1)
- Stel vragen en zorg dat je antwoord krijgt (zie deel 2)
- Adresseer je boodschap (zie deel 2)
- Stel open vragen (dit artikel)
- Onderscheid opmerking en vraag (dit artikel)
- Wees kort en bondig. Zeg wat je te zeggen hebt (zie deel 4)
- Sta open voor feedback (zie deel 4)
5. Stel open vragen
Er zijn twee soorten vragen: gesloten en open. Gesloten vragen kunnen worden beantwoord met een enkel woord zoals ja, nee, soms, misschien en andere korte reacties. Een gesloten vraag is vaak ook sturend. Er zit vaak al een antwoord of een suggestie in opgesloten: ‘lukt het je om deze offerte vanmiddag nog te verzenden?’, ‘vind je het prettig werken in je nieuwe team?’ of aan je kinderen: ‘was het leuk op school?’
Een open vraag begint met een vraagwoord als waarom, wanneer, hoe, wat, wie. De vraag heet ‘open’ omdat de vraag alle mogelijke reacties open laat. Het maakt jou als vragensteller niet uit wat de ander antwoordt. Je hebt volop belangstelling voor díens positie: ‘hoe vind je het werken in je nieuwe team?’ of ‘wat is jouw planning voor deze activiteit?’ Open vragen geven de ander de indruk dat je werkelijk geïnteresseerd bent.
In leiderschap is het stellen van open vragen essentieel. Leiderschap gaat over het geven van zoveel mogelijk autonomie en inspiratie aan je medewerkers. Wat hen vooral motiveert is wanneer zij merken dat hun mening er toe doet. Dat bereik je met open vragen. In onze praktijk zien we dat leidinggevenden eerder gesloten dan open vragen stellen. Bovendien zien we dat ze vaak suggestieve gesloten vragen stellen:
‘Vind je zelf ook niet dat deze deadline te ruim genomen is?’
‘Nee’.
‘Maar je ziet toch wel dat het korter kan?’
‘Nee’.
‘Komt het omdat het vorige keer ook langer duurde dan je had verwacht en dat je daarom nu ruimer plant?’
‘Nee’.
Het gesprek krijgt een geheel andere sfeer als je vraagt: ‘Wat kun je doen om de deadline binnen een maand te leggen?’
Open vragen maken een gesprek boeiender en motiverender. Er komt meer informatie op tafel en het zet aan tot creativiteit en verdieping. Als manager laat je met open vragen zien dat je de ander vertrouwt en betrek je die ander ook echt bij de oplossing.
6. Onderscheid opmerking en vraag
Te vaak zie ik managers een vraag stellen wanneer ze eigenlijk een opdracht willen geven, en andersom. Wees helder. Als je van je collega iets gedaan wil hebben, zeg dan helder wat je verwacht: ‘ik wil dat je de verkoopcijfers woensdag gereed hebt’. Klinkt eenvoudig, toch hoor ik zo’n gesprek vaak starten met de vraag ‘wanneer denk je dat je de verkoopcijfers gereed hebt?’ Als manager doe je dit al gauw zodat je een vorm van gelijkwaardigheid creëert en je medewerkers het idee geeft dat ze ruimte hebben om zelf te plannen. Maar in dit voorbeeld weten we dat de antwoorden ‘donderdag’ of ‘vrijdag’ niet goed zijn. Geef die ruimte dan ook niet. Je kunt je opdracht laten volgen door een korte controle vraag: ‘ik wil dat je de verkoopcijfers woensdag gereed hebt, lukt je dat?’ Dan kun je het hebben over wat er nodig is om dat voor elkaar te krijgen.
Andersom komt ook voor: ‘wat vind jij zelf van de voortgang in jouw project?’ luidt de vraag wanneer je eigenlijk vindt dat het te langzaam gaat. Zég dat dan en vraag daarna wat de projectleider nodig heeft om te versnellen.
Het maakt je communicatie helderder. Onze Nederlandse participatieve en egalitaire leiderschapsstijl brengt soms met zich mee dat we wat zwalken in onze communicatie. En dat hoeft niet. Als manager zijn er in de relatie met je medewerkers twee mogelijkheden: ófwel je wilt wat weten, ófwel je wilt dat zij wat weten. In het eerste geval stel je een vraag. In de tweede situatie maak je een opmerking. Combineren kan, maar wees helder in je intentie.
> Bekijk de laatste 2 tips uit de serie
Betere communicatie in je organisatie
In zelfsturende teams is heldere communicatie cruciaal. Je moet in staat zijn om over je communicatie te communiceren. Zelfreflectie, bewustzijn, en langs heldere aanpakken samenwerken. Je wilt kunnen vertrouwen op collega’s in je team. Op hun beurt willen zij vertrouwen op jouw expertise. Ook in communicatie. Ontwikkel jezelf verder met onze training Verder met Zelfsturing of informeer naar onze maatwerkoplossingen voor betere communicatie in je organisatie.
