Van oudsher zijn we bekend met ‘traditioneel’ ingerichte organisaties. Deze organisaties kennen twee soorten mensen: mensen die denken (managers) en mensen die doen (werknemers). Het is een rolverdeling die ervoor kan zorgen dat de bezieling en drive van medewerkers langzaam maar zeker verdwijnt.
Zelforganisatie breekt met dit ontwerpprincipe. Het is een vloeiend systeem van gespreide bevoegdheden en collectieve intelligentie. Leidinggevenden zijn geen onderdeel meer van het systeem. Mensen organiseren het werk zelf. Deze verantwoordelijkheid leidt tot professionele vrijheid en persoonlijke kracht, wat resulteert in gelukkige mensen. Juist door verantwoordelijkheid te nemen kunnen medewerkers op elkaar rekenen en dragen ze bij aan het doel van de organisatie.
Rolomschrijvingen zijn anders dan functieomschrijvingen
In zelforganisatie werk je met rollen. Een essentieel verschil tussen rollen en functies is dat rollen een afspiegeling zijn van het werk dat georganiseerd wordt. Functies zijn een afspiegeling van mensen die georganiseerd worden.
Een rol kun je zien als een verzameling werkzaamheden met een logische samenhang. Het betreft concrete terugkerende activiteiten, zoals bijvoorbeeld het opstellen van offertes of het versturen van welkomstpakketten. Deze terugkerende werkzaamheden zijn de verantwoordelijkheden van een rol. Ze geven aan wat andere rollen van deze rol kunnen verwachten.
Rollen voorzien van doelen is een nuttige manier om creativiteit en scherpte te combineren. Een doel kan zijn ‘klanten verrassen en inspireren met onze aanpak’. De rol krijgt hierdoor een vorm van inspiratie en richting. Een heel andere ervaring dan met functieomschrijvingen.
Lees meer over rollen en verantwoordelijkheden.
Transparante besluitvormingsprocessen en gedistribueerde bevoegdheid
In traditioneel gestructureerde organisaties sterven goede ideeën vaak op weg naar goedkeuring. Hoe een beslissing werkelijk tot stand komt en wie wat bepaalt is vaak omhuld in een onzichtbare politieke infrastructuur. Zelforganisatie gaat voorbij aan consensus en onzichtbare politieke infrastructuur door transparante besluitvormingsprocessen en gedistribueerde bevoegdheid.
Zelforganisatie valt of staat met duidelijke en transparante besluitvormingsprocessen. Het belang van ‘besluiten nemen’ staat boven ‘wie ze maakt’. Daar hoort bij dat verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid niet langer gescheiden worden gehanteerd. Verantwoordelijkheden zijn concreet belegd én daarbij is de beslissingsbevoegdheid gedistribueerd. De controle op wat de mensen doen is niet meer belegd bij een centraal figuur, maar bij de mensen die verantwoordelijk zijn zelf.
Medewerkers nemen beslissingen vanuit de eigen rol
Ze winnen vooraf informatie en luisteren naar personen die gevolgen van de beslissing zullen ondervinden. In het besluitvormingsproces krijgen betrokkenen een passende stem. Dat hoeft niet per definitie een gelijkwaardige stem te zijn én niemand heeft macht om de voortgang te blokkeren. Het besluitvormingsproces berust niet op consensus maar op consent. Waar het er bij consensus om gaat dat iedereen het met het besluit eens moet zijn, gaat het er bij consent om dat niemand het er fundamenteel mee oneens is.
Concreet houdt het in dat de betrokkenen bewust ‘bezwaar’ kunnen maken. Een bezwaar kan geuit worden wanneer een voorstel de organisatie een stap terug brengt of schade toebrengt. Wanneer er sprake is van een bezwaar, is dat nog geen reden om af te zien van het voorstel. Bezwaren worden meer gezien als relevante informatie die geïntegreerd moet worden.
Zelforganiserend vermogen
De aankomende jaren zal het aantal organisaties dat de traditionele managementhiërarchie achter zich laat in rap tempo stijgen. Zij zullen betere resultaten behalen in de markt, mede omdat ze beter zijn in het aantrekken van talent. Professionals hebben steeds minder behoefte aan beoordeling en aansturing op de traditionele manier.
Zelforganiserend vermogen gaat concreet over het stellen van doelen, genereren van ideeën en het maken van plannen. Vervolgens wordt er actie ondernomen en reflecteert de medewerker op de ondernomen acties en resultaten. Het doel hiervan is om ervan te leren. Alle mensen met een ‘license to operate’ hebben de basis van dit zelforganiserend vermogen in zich. De grote vraag is hoe dit vermogen aangesproken en gecultiveerd wordt. Zelforganiserend vermogen kan uitgroeien tot buitengewone effectiviteit in het omgaan met spanningen door ze om te zetten in vooruitgang.
Aan de slag met zelfsturing in je eigen organisatie?
Benieuwd hoe je zelforganisatie kunt implementeren in jouw organisatie? Schrijf je in voor de workshop Implementeren van Zelforganisatie of de training Verder met Zelfsturing.
Ook interessant:
Zelfsturende teams
Training Verder met Zelfsturing
Rol of functie? Over rollen en verantwoordelijkheden
