Beoordelingsgesprek? Zo kan het ook

Je vraagt je af of je jezelf wel goed genoeg hebt voorbereid op wat komen gaat. Welke punten krijg je terug, waar ontbreekt het aan, wat kan je beter doen en wat is het eindoordeel? Met een iets verhoogde hartslag en meer spanning in je lijf dan normaal schuif je aan voor je beoordelingsgesprek.

Wat wil je nou eigenlijk écht bereiken?

Of we nou de gespreksleiders zijn of de medewerker die beoordeeld wordt, we kunnen ons allemaal inleven in bovenstaand scenario. Iedereen zit met een eigen gevoel bij het beoordelingsgesprek. We zetten allemaal een klein maskertje op, omdat je iets wilt verhullen, overschreeuwen of bereiken.

Een ander doel, een andere uitkomst

Over bereiken gesproken, wat wil je nou eigenlijk écht bereiken met een beoordelingsgesprek? Heeft het gesprek als doel impact te hebben op het gedrag van een persoon in de organisatie? Gaat iemand echt beter presteren na een flinke dosis opbouwende kritiek?

Beter, gelukkiger, effectiever werken

Wat we bedoelen is wel helder. Wie kan mij beter beoordelen dan ikzelf? Als ik me echt gesteund en vertrouwd voel, weet ik dan zelf niet het best hoe ik het in het afgelopen jaar gedaan heb en wat me voor het nieuwe jaar te doen staat? Als we medewerkers voor vol zien, en we geven hen het hele jaar verantwoordelijkheden, zouden ze dan niet gewoon allereerst verantwoordelijk kunnen zijn voor hun eigen evaluatie?

Twee elementen die vooruitgang en verbetering in beoordelingen geven zijn:

  • De verbinding met de hele persoon. Werk met wat iemand wil, niet met wat ‘moet’.
  • De betrokkenheid van alle collega’s in plaats van alleen die van de ‘baas’.

Hoe krijg je dit voor elkaar? Door te luisteren naar de persoon zelf. Het grootste respect dat je kunt geven aan je medewerkers is dat je er op vertrouwt dat ze zelf het beste weten hoe het met ze gaat.

Tip: Hand-out zelfsturend evalueren (download) 

Download hier een hand-out met de vragen voor de zelfevaluatie en de feedforward ‘in het moment’. Ook geven we je een handleiding waarmee je het proces kunt leiden. 

Beoordelen versus zelfsturend evalueren

Het Eerste Huis is vanzelfsprekend een proeftuin voor alle dingen die we ook bij onze klanten doen. Wij doen aan zelfsturend evalueren en geven feedforward in het ‘hier en nu’. Dezelfde onderwerpen als in een klassiek beoordelingsgesprek komen naar voren: wat gaat er goed, wat kan beter, wat zijn je wensen/ambities. Het grote verschil is dat de persoon zélf zijn/haar evaluatie in openheid deelt zonder daar een lijstje met voorbereide feedback op terug te krijgen.

Het effect is zoveel rijker dan in een klassiek beoordelingsgesprek. Zelfs een gesprek met opbouwende kritiek bereikt niet hetzelfde effect. Het verschil? Een beoordelingsgesprek blijft vaak iets ‘buiten de persoon’ terwijl de zelfevaluatie daadwerkelijk ‘vanuit de persoon’ komt.

Reflectief vermogen

Dit proces vergt een sterk reflectief vermogen van alle betrokken personen. In eerste instantie is het essentieel om jezelf goed te kunnen evalueren, maar het speelt ook een grote rol tijdens de feedforward rondes. Bij Het Eerste Huis kiezen we er bewust voor om feedforward ‘in het moment’ te geven. Op die manier stimuleren we andere percepties en komt de focus te liggen op de dingen die er echt toe doen. Om dit kracht bij te zetten laat elke deelnemer na zijn zelfevaluatie een zelf gekozen stuk muziek horen dat reflectie oplevert. Het team luistert in de muziek naar verheldering, aanvullingen, adviezen. Na afloop van het muziekstuk deelt iedereen zijn/haar feedforward met de collega. Doordat we deze feedforward ‘in het moment’ laten ontstaan, sluit deze naadloos aan bij de zelfevaluatie van de persoon. Dit zorgt ervoor dat de verbeterpunten verbonden zijn met de kern en het proces van de persoon. De muziek heeft een emergente, krachtige rol die een waardevolle bijdrage levert aan de feedforward. Leuk: beluister hier de muziekstukken die wij hebben geluisterd na de zelfevaluaties.

Vertrouwen en respect

Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers in alle openheid vertellen hoe het met ze gaat en wat beter kan? Daarvoor is het vertrouwen nodig, want niemand gaat in alle openheid onzekerheden en tekortkomingen delen als het niet veilig is om dat te doen. Een sfeer van vertrouwen en respect zorgt ervoor dat mensen zich kwetsbaar op kunnen en durven stellen. Op die manier zijn mensen eerlijk over leerwensen, ambities maar ook tekortkomingen, frustraties. “Ik ben blij dat jullie me vandaag écht ‘gezien’ hebben” gaf één van onze collega’s aan na afloop van de evaluaties. Het is zo waardevol om écht naar elkaar te luisteren en je heelheid te kunnen tonen aan je collega’s.

Respect is een belangrijk element in de feedforward rondes. Naast positieve punten zullen er ook kritische punten naar voren komen. Deze zijn essentieel voor het leerproces van de persoon in kwestie. Vaak blijken die kritische punten exact dezelfde punten te zijn waar de persoon zelf ook mee bezig is. Door dit op een respectvolle manier terug te geven, kan het de persoon juist bevestigen en versterken in het handelen en keuzes maken. Het is geen afwijzing maar een bemoediging.  Zo was één van de reacties tijdens onze eigen evaluatierondes: “Ik voel me ontzettend gesteund door mijn collega’s in de stappen die ik wil gaan zetten”. Iemand gaat met zekerheid nieuwe stappen zetten door de steun die hij/zij ervaart vanuit het team. Dat is een wereld van verschil met de onzekerheid en druk die kan ontstaan wanneer je verbeterpunten worden opgelegd van buitenaf vóórdat ze vanuit jezelf kwamen.

Bekijk ook: