De wegen van zelfsturing

Implementeren van Zelfsturing

Deze maand stond in het AD een artikel over het eerste zelfsturende sportteam van Nederland. Een interessant idee, want zelfsturing klinkt als dé weg die we moeten bewandelen. Sommige leden van het sportteam vonden het geweldig om zelfcoachend te zijn en te ervaren hoe hun prestaties hierdoor verbeterden. Andere verlieten juist het team, omdat zij beter presteerden onder het toeziend oog van een coach.

In deze blog lees je wat er gebeurt wanneer zelfsturing op een professionele manier wordt geïmplementeerd. Ook geven we je een inkijkje in hoe we bij Het Eerste Huis invulling geven aan zelfsturing.



Zelfsturing binnen Het Eerste Huis: Zelfsturend op afstand

Door Marloes van Oorspronk, Officemanager bij Het Eerste Huis

Mensen in organisaties ten volle laten leven en werken. Dat is wat we bij Het Eerste Huis nastreven. En dat klinkt veelbelovend. De afgelopen twee weken heb ik mogen ervaren hoe zelfsturing op afstand werkt.
 
Reizen en nieuwe mensen ontmoeten vind ik erg inspirerend. Dat ik dit stuk van mijzelf mag combineren met mijn werk waardeer ik enorm. De afgelopen twee weken heb ik kantoor gehouden aan de Spaanse Kust bij Sun&Co: een co-living en co-working community waar professionals uit de hele wereld tijdelijk onder één dak wonen en werken. Ik heb hier gefocust en productief kunnen werken. Er was geen tijdsverschil, zodat ik voor klanten en collega's goed bereikbaar was. Het tropische klimaat, de zee en de bergen waren de ideale omgeving om na het werk te ontspannen. Ervaringen en vaardigheden werden uitgewisseld tijdens Masterminds en skill-share sessies, tijdens een kampvuur of een wandeling in de bergen. 
 
Tijdens mijn werkzaamheden zat ik vol met energie die voortvloeide uit mijn heelheid .De combinatie van werk en doen wat ik graag doe (reizen en mensen ontmoeten) gaf mijn productiviteit een enorme boost. Het was een zeer geslaagde werkvakantie.
 


Zelfsturing door Het Eerste Huis: Hoe je snel en efficiënt zelfsturing implementeert in je organisatie

Door Wendy van der Klein, Consultant bij Het Eerste Huis

Eigenlijk is het best een vreemd concept. Een consultant inhuren om zelfsturing te implementeren in je organisatie. Vaak hebben zulke ‘mensen van buiten’ de neiging om problemen over te nemen en op te lossen. Dat is ook vaak het businessmodel van een consultant: laten zien dat de organisatie niet zonder je kan.

De essentie van zelfsturing is precies omgekeerd. Je wordt ingehuurd om mensen binnen een afgesproken termijn zelfstandig zelfsturend met elkaar te laten werken. En als je niet meer nodig bent, omdat de organisatie het zèlf kan, is de klus geklaard. Dan is de kunst om niet te lang te blijven ‘hangen’ waarmee je dat wat je beoogt tegelijkertijd ondermijnt. Namelijk zelfsturing.

In een zelfsturende organisatie zetten mensen zelf hun obstakels en problemen op de agenda. Tijdens een overleg of gesprek zoeken ze naar een oplossing die voor hen klopt. Hulp kan geboden worden en informatie verstrekt, maar de verantwoordelijkheid ligt bij de persoon die de spanning tegenkomt in zijn rol. Ook de manager is niet langer aanwezig om problemen op de schouders te nemen en te zorgen voor het geheel. Dit vraagt om een goede facilitator/coach die het proces kan begeleiden en die je helpt als je vastloopt in dat proces. Een heel andere rol dus dan die van de conventionele consultant die veelal wordt gevraagd om te allen tijde met het juiste antwoord of slimme oplossing te komen.

Eén van de organisaties waar we zelfsturing implementeren stelde ons voor een uitdaging. Deze zomer gaven ze aan dat ze voor het einde van het jaar geheel zelfsturend wilden werken. Bij het bedrijf waren ongeveer zestig mens in dienst en er was een hoge urgentie om het roer om te gooien. Een langzame stap-voor-stap implementatie waarbij cirkels één voor één worden opgestart was geen optie. Daarom boden we een intensieve ‘Bootcamp’ training aan om een groep mensen binnen drie dagen klaar te stomen om zelfstandig als transitiecoaches met zelfsturing aan de slag te gaan.

De aanpak werd nog meer op scherp gezet door het verzoek van het managementteam om de maandag na de training een organisatie brede kick-off te organiseren. Hierbij werd de deelnemers aan de training gevraagd om de rest van het bedrijf mee te nemen in de wereld van zelfsturing en te informeren over de vervolgstappen. Van essentieel belang was dat de transitiecoaches in spé het mandaat vanuit de directie kregen om tijdens de training met elkaar de initiële organisatiestructuur te ontwikkelen en daar een besluit over te nemen. Vanaf dat moment werd de implementatie naar zelfsturing in handen gelegd van een deel van de werknemers van het bedrijf.

De aanpak: in drie stappen zelfsturing van binnenuit implementeren

1) Opleiden van interne transitie coaches

Het is belangrijk om een groep mensen binnen je organisatie te selecteren van wie je denkt dat zij het gedachtegoed van zelfsturing kunnen en willen uitdragen en vooral belichamen. Ga niet voor de usual suspects, zoek naar diegenen met een hoge intrinsieke motivatie en drijfveren om te veranderen. Of zet de vraag uit binnen je organisatie en kijk wie er op af komt. Wij merken vaak dat diegenen van wie je het het minst verwacht zich soms ontpoppen tot de grootste voorvechters van een dergelijke verandering. Biedt een intensieve ‘Bootcamp’ training aan waar alle ins-en outs van zelfsturing aan bod komen en waar vooral veel aspecten van zelfsturing in het hier en nu ervaren kunnen worden. Besteed naast de structuur ook veel aandacht aan persoonlijk leiderschap en het ontwikkelen van coachingvaardigheden.

2) Het mandaat om te implementeren

Tijdens de training wordt de transitie naar zelfsturing ook zelfsturend voorbereid: leren door zelf eerst te ervaren. Dit betekent dat de deelnemers (transitiecoaches) zelf tijdens de training alle activiteiten die na de training van de hen worden gevraagd te implementeren aanleren. Na de Bootcamp is er een transitiecirkel gestart met daarbinnen alle rollen die nodig zijn voor het begeleiden van de implementatie. Ook is er geoefend met de verschillende vormen van overleg. En de initiële structuur van de hele organisatie is in kaart gebracht: welke cirkels zijn er nodig om het hogere doel van het bedrijf te realiseren. En wie komt dan in eerste instantie op welke plek terecht? We zijn gewend dat een dergelijke organisatieverandering maandenlange voorbereiding vereist. Hier wordt het besluit tijdens de driedaagse genomen met als stelregel: het hoeft niet de perfecte structuur te zijn, maar werkbaar om mee van start te gaan. De aanpassingen volgen namelijk op basis van de feedback uit het systeem: werknemers die een voorstel doen voor verandering.

3) Waarom interne capaciteit opbouwen voor zelfsturing essentieel is

Aan de slag gaan met zelfsturing is niet een doel op zich. Wij zien het als een meerjarige reis naar werken vanuit een nieuw organisatiegedachtepatroon om adaptiever en flexibeler om te kunnen gaan met wat een continue veranderende context van een organisatie vraagt. Dit betekent dat zelfsturend organiseren pionieren is en steeds leren van elkaar. Dit vraagt om groepen mensen binnen organisaties die zich er op toe leggen te onderzoeken, te experimenteren en uit te vinden wat werkt.

De perfecte methode voor zelfsturing ligt (nog) niet op de plank. Dat is iets wat je met elkaar van binnenuit steeds verder evolutief ontwikkelt. Een gemotiveerde leergierige groep transitiecoaches die weet waar ze voor staan is het perfecte startpunt om zo snel mogelijk van start te gaan. Stap voor stap.

Wendy van der Klein is organisatieadviseur en leiderschapscoach. Wendy begeleidt organisaties om zich op een nieuwe en eigen manier te organiseren, voorbij traditionele management principes. Zij houdt zich binnen Het Eerste Huis, specifiek bezig met het implementeren van zelfsturing en persoonlijk leiderschap in organisaties vanuit het gedachtegoed van Reinventing Organizations.