Méér transparantie in je team

29 november 2016

Herken je één van onderstaande scenario’s?

Jij wilt verder. Je barst van de ideeën en hebt volop energie. Een ding werkt alleen niet mee. Je team. Als een blok aan je been.
Al die conflicten en spanningen binnen teams? Daar hebben jullie geen last van. De samenwerking loopt soepel. Toch is er die nieuwsgierigheid of het nog beter kan en zo ja hoe dan?
Alles om jullie heen verandert. Het management, de klantbehoefte, de andere teams in de organisatie. Hoe gaan jullie daar als team mee om?
Jullie werken meer en meer individualistisch. Autonomie, zelfsturing en eigen verantwoordelijkheden staan meer centraal. Het gevolg daarvan is de vraag: hoe zorg je ervoor dat jullie als team in verbinding blijven?
Je zit in een fantastisch team. Jullie kennen elkaar door en door, zijn blij met het werk dat jullie doen, maar… de samenwerking loopt vast.

Eén ding hebben al deze scenario’s gemeen: er is behoefte aan een volgende stap. Ik, een externe teamcoach, kan die stap in het team niet zetten. De kern van verandering is dat teamleden dat zelf doen.

In dit stuk lees je welke aspecten er onmisbaar zijn in teams en hoe je ervoor zorgt dat je in een flow terecht komt als team.

Daadwerkelijkheid

De allereerste vraag die ik aan teams met een ontwikkelvraag stel is:

Wat zien en ervaren jullie (nog) niet of onvoldoende?

Dit lijkt een simpele vraag, maar in de praktijk blijkt dat antwoorden niet zomaar paraat zijn. En dat is direct de kracht. Om antwoorden te formuleren die leiden tot nieuwe inzichten, is het nodig om heersende ideeën los te laten. Het is een zeer krachtige vraag met als doel de mogelijkheden die het team in zich heeft te zien, te ervaren en daadwerkelijk in te kunnen zetten. De vraag maakt het volledige potentieel (benut én onbenut) duidelijk zichtbaar.

Als teamcoach ben ik een extra oog en oor. Om daadwerkelijk nieuwe inzichten te verkrijgen, is het buitenstaander perspectief essentieel. Ik bied een ander, vaak nieuw, perspectief. Dat verruimt de bestaande perspectieven van het team en verrijkt daarmee eerdere opbrengsten. Woorden, observaties, talenten en acties van het team komen samen in de gewenste werkelijkheid. Daadwerkelijkheid noem ik dat.

Wanneer functioneert een team goed?

De voornaamste opdracht van een team is goed functioneren en renderen in de organisatie. Wat belangrijk is in de samenwerking, is dat alle teamleden de opdracht kennen en weten hoe ieder in het team zit. Dat zorgt ervoor dat helder is wie welke talenten en rollen heeft en dat teamleden elkaar aanvoelen en aanvullen. In elke praktijkopdracht die zich voordoet, bespreken teamleden de aanpak van de opdracht: hoe doen we dit, wat gaat al goed en wat vraagt dit.

In de aanpak spreken teamleden elkaar aan zonder elkaar voortdurend de les te lezen. Het doel wordt geschetst, een gedeeld beeld gecreëerd en vervolgens krijgen en nemen teamleden de ruimte om in te vullen. Met elkaar zijn teamleden in staat en bereid om bij te sturen. Kortom: teamleden delen hun visie en nemen en geven ruimte en verantwoordelijkheid. Waar teamleden en leidinggevenden voor staan, is zichtbaar in de praktijk. Ieder levert zijn aandeel: allen hebben een verantwoordelijkheid in de keten. Daarnaast weet, (h)erkent en heeft ieder inzicht in eigen sterkten en zwaktes en effectieve en minder effectieve patronen. Met dit in huis, is de kans erg groot dat je als team goed functioneert.

Teams ontwikkelen zich door Vertrouwen, Verantwoordelijkheid en Vrijheid. Een kernmerk van goed functionerende teams is dat ze deze drie V’s kennen en praktiseren.

Kom met je team in een flow

Het vormen van nieuwe en ontwikkelen van bestaande teams vraagt aandacht voor elkaar, de samenwerking, inbreng van ieder, de communicatie en de basis waarop men samenwerkt.

5 basisaspecten voor goed draaiende teams

Creëer een sfeer van vertrouwen waarin open communicatie mogelijk is.
Formuleer heldere doelstellingen waar iedereen zich bij betrokken voelt.
Zorg dat taken en verantwoordelijkheden duidelijk zijn, gekoppeld aan de rollen in het team. Op die manier is helder wie verantwoordelijk is voor wat.
Maak elkaar beter. Neem tijd voor feedback en feedforward.
Durf te acteren op gevoel. Toon lef en benut de vrijheid om je individuele kracht en creativiteit in te zetten.

Met bovenstaande elementen kom je als team terecht in een flow waarin zaken als vanzelf lopen. Dat wil overigens niet zeggen dat alles dan goed gaat. Juist ook fouten en experimenten blijken in de praktijk zeer leerzaam en in de ontwikkeling van het team positief en constructief te werken.

Evoluatief

Een team in flow acteert niet meer op basis van de feiten, maar kijkt vooruit en acteert op basis van gevoel. Zaken komen op gang en betrokkenen werken interactief. Dat is daadwerkelijke pro-activiteit, ofwel evoluatief: zaken voor zijn, anticiperen op iets wat er nog niet is, maar wel al wordt waargenomen. Dit is spannend en biedt tegelijkertijd de meerwaarde die je team voorruit brengt: het bekende loslaten en het niet-weten toelaten.

Theory U kan hierbij ondersteunend zijn. In een Theory U proces leren betrokkenen waarnemen met nieuwe ogen, zodat ze zien wat er is en kan ontstaan. Voorbij het denken alleen. Ervaring en bewustwording maakt daar onderdeel van uit en vervolgens daar weer woorden aan geven. In de teamdynamiek ontstaat een nieuwe diepgang. Betrokkenen maken contact, bekennen hun kleur en gaan het echte gesprek met elkaar aan. Er komt transparantie. Heb je een transparant team? Dan dient de rest zich vanzelf aan.