Veranderen in de gemeente Zwijndrecht

Praktijkcase organisatieontwikkeling

Het succes van organisatieverandering hangt af van de medewerkers. Want: een organisatie bestaat niet, een organisatie wordt gemaakt. Iedere dag opnieuw, door de mensen die er iets in doen. De allerbelangrijkste vraag bij organisatieontwikkeling is daarom: hoe krijg je alle medewerkers mee in verandering? In dit artikel lees je hoe Het Eerste Huis organisaties ontwikkelt en krijg je inzicht in een verandertraject binnen de gemeente Zwijndrecht.

Organisatieontwikkeling in perspectief

We weten allemaal dat een top-down verandertraject vaak weerstand oproept bij de mensen op de werkvloer. Werkt verandering dan alleen bottom-up? Nee! Het gaat er niet alleen om waar de veranderdoelstelling vandaan komt. Het gaat er vooral om hoe de veranderdoelstelling een plek krijgt binnen de organisatie.

Het Eerste Huis brengt organisaties in beweging met een organische aanpak. Eén met een werksfeer die barst van dynamiek, creativiteit en collectiviteit. Met zo’n aanpak krijgen we de hele organisatie mee in verandering.

Wat is er nodig?

In het begeleiden van ontwikkeltrajecten sturen wij op de volgende vier aspecten:

  1. transparantie
  2. luisteren
  3. gedeeld doel
  4. intrinsieke motivatie

Dit zijn vier basis-ingrediënten voor succesvolle en duurzame organisatieontwikkeling.

1. Transparantie

De eerste stap in organisatieontwikkeling is altijd transparantie. Het is essentieel belang dat iedereen alle inhoud kent. Denk hierbij aan de visie, het budget, de tijdlijn, de verschillende posities, motieven, risico’s et cetera. Alle informatie die nodig is om volledig op de hoogte te zijn van de context. Vaak is er een projectgroep of initiatiefnemer die zich inzet voor de verandering. Wij vragen hen dan altijd om volledig transparant te zijn en alle beschikbare informatie te delen in de organisatie.

2. Luisteren 

De grootste uitdaging is écht luisteren. Leiders zijn vaak gewend te spreken; luisteren is zoveel effectiever. Het zorgt ervoor dat mensen zich gehoord voelen. En méér dan dat. Het gaat er om dat er écht geluisterd wordt naar alle input van iedereen. Door oprecht te luisteren zonder oordeel, krijg je ook meer nieuwe inzichten en doe je ontdekkingen. Vragen, twijfels, ideeën en ervaringen worden gedeeld. Dit creëert betrokkenheid én geeft tegelijkertijd waardevolle input voor de richting. Je doet een beroep op de collectieve intelligentie van de organisatie en daar zit veel meer kennis en wijsheid dan vaak wordt gedacht. Het is hierbij van belang om mensen aan te moedigen alle informatie die ze in zich hebben te delen. Een sfeer van veiligheid en vertrouwen is hierbij essentieel.

3. Gedeeld doel 

Vanuit de dialoog ontstaat een gedeeld doel waarbij iedereen zich daadwerkelijk betrokken voelt. Er ontstaat een enorme gedeelde motivatie om daadwerkelijk mee te werken aan de verandering. Dit is het gevolg van de vorm waarin we het proces vormgeven. Mensen voelen zich gehoord, maar het is meer dan dat. De organisatie gebruikt ook daadwerkelijk de kennis in het bijstellen en formuleren van de veranderdoelstelling. Het is niet alleen een doel vanuit het MT of de bestuurders. Het is een doel van de gehele organisatie. Mensen hebben zin om te veranderen, ze hebben energie en een drive. De vorm is van belang om dit effect te bereiken.

4. Intrinsieke motivatie 

Het veranderdoel is helder en mensen voelen zich betrokken bij de ontwikkeling. Nu is het belangrijk om de volgende stap te zetten in het realiseren van de verandering. Het gedrag van de medewerkers moet aansluiten bij de veranderdoelstelling. Dat bereik je door het gedeelde doel te verankeren in de mensen zelf. Dat maakt dat organisatieontwikkeling effect heeft op de lange termijn. Hoe? Wij bereiken dat omdat we mensen in de voorgaande 3 stappen hebben meegenomen in het delen van zienswijzen. Onderling wisselen mensen beelden en begrip uit. Daarna checken we hoe mensen zich verhouden tót die zienswijzen. We maken het persoonlijk: ‘wie ben jíj in deze verandering?’ Op deze manier voelen mensen zich echt verbonden met de organisatie en de verandering. Het oppakken van nieuw gedrag is dan meestal niet het moeilijkst meer.

Het grote probleem in veel veranderingen is dat managers vooral graag willen sturen op nieuw gedrag. Dat voelt voor hen als eenvoudiger en concreter dan te werken aan relaties, verhoudingen en motivatie. Maar gedrag komt voort uit wie we zijn en hoe we kijken naar onze werkelijkheid. Het is dus van belang om daar éérst en vooral aan te werken.

Praktijkcase Gemeente Zwijndrecht

Je hebt nu meer inzicht in ons ontwikkelperspectief. Maar hoe werkt dat nou in de praktijk en wat is het effect? Dat laten we je zien aan de hand van een ontwikkeltraject dat wij begeleidden voor de gehele organisatie van de Gemeente Zwijndrecht.

Context

De samenleving verandert en dit heeft gevolgen voor de relatie tussen de gemeente en haar inwoners. Wetten, regels en systemen sluiten niet meer goed op aan op de huidige samenleving. Inwoners tonen steeds meer eigen verantwoordelijkheid en zelfredzaamheid. Ze brengen steeds meer ideeën en initiatieven in. Hoe ga je daar mee om als gemeente?

Gemeente Zwijndrecht is actief aan de slag met een werkwijze waarin de rol van burgers en ondernemers prominenter wordt. De gemeente wil er zijn om de samenleving te faciliteren. Ook wel samenlevingsgericht werken genoemd. De ontwikkeling is al geruime tijd gaande en er zijn al veel samenlevingsgerichte projecten binnen de gemeente Zwijndrecht. Toch is er de wens om nóg meer vanuit deze aanpak te werken en de gehele organisatie in deze aanpak te faciliteren en mee te krijgen.

De gemeente Zwijndrecht heeft contact opgenomen met ons om hen hierbij te begeleiden.

Aanpak

1. Transparantie: we willen méér samenlevingsgericht werken 

De veranderdoelstelling is helder. De gemeente Zwijndrecht wil méér samenlevingsgericht werken. Binnen de gemeente is er een inspiratieteam dat zich sterk maakt voor dit doel. Zij hebben de volgende drie ontwikkelthema’s geformuleerd:

  • Medewerkers, bestuur en politiek inspireren
  • Talent van medewerkers verder ontwikkelen
  • Faciliteren van o.a. bewonersinitiatieven

Het college heeft zich verbonden aan dit veranderdoel en geeft ruimte aan het inspiratieteam om hier in de hele breedte van de organisatie mee aan de slag te gaan. De vraag aan ons is om hen te ondersteunen bij het delen van deze missie in de organisatie en het daadwerkelijk te realiseren.

2. Luisteren: inspiratieweek voor alle medewerkers van de organisatie

In een van de eerste gesprekken gaven we aan dat luisteren naar alle medewerkers binnen de organisatie van doorslaggevend belang is om het ontwikkeldoel helder te krijgen en de gehele organisatie mee te krijgen in samenlevingsgericht werken. Het is belangrijk dat de veranderdoelstelling meer is dan een beleidsplan op papier en vormgegeven is door het collectief van de organisatie. Het inspiratieteam van de gemeente sluit zich daar volledig bij aan en in onze gesprekken ontstaat er het idee voor de inspiratieweek. Een ideale gelegenheid om de dialoog op gang te brengen en mensen te betrekken bij het doel.

De inspiratieweek vond plaats van 26 t/m 30 september 2016. Een week die inspirerend werd afgetrapt en direct een open, motiverende sfeer opwekte. Het was een week waarin alle agenda’s van medewerkers waren vrijgemaakt zodat iedereen optimaal mee kon doen. Een week om te ervaren welke geweldige initiatieven al zijn gestart, welke succesvolle projecten zijn afgerond en welke samenwerkingsverbanden zijn opgestart. Een week waarin collega’s onderling elkaars werk leren kennen. Er was volop ruimte voor diversiteit, kleurrijkheid en ook dilemma’s waar collega’s soms dagelijks mee te maken hebben.

Het gesprek werd gevoerd. Ideeën, initiatieven, twijfels en ervaringen werden gedeeld. Er is onderzocht wat samenlevingsgericht voor eenieder is en hoe er méér samenlevingsgericht gewerkt kan worden en hoe iedereen daar vanuit eigen talenten aan bij kan dragen.

3. Gedeeld doel: waar doen we het voor met z’n allen? 

Het is heel belangrijk om ervoor te zorgen dat het ontwikkeldoel helder is en aansluit bij alle betrokkenen in de organisatie. Dit hangt nauw samen met de betrokkenheid van mensen. We hebben volop dingen gedaan om het gedeelde doel te creëren en versterken.

We lichten er één aspect voor je uit. Heel concreet: We stelden alle medewerkers de vraag: waarom werk je hier? Dat deden we vier keer, iedere keer met de nadruk op één van de vier woorden. WAAROM werk je hier? Waarom WERK je hier? Waarom werk JIJ hier? Waarom werk je HIER?

Deze vraag en de gesprekken met collega’s, workshops over gerealiseerde projecten en het ervaren van initiatieven in de samenleving hebben ervoor gezorgd dat mensen anders zijn gaan kijken naar de inwoners, naar hun werk, naar zichzelf en hoe ze hun werk doen. Een bron van creativiteit en motivatie is aangeboord om bij te dragen aan het gedeelde doel van de organisatie.

4. Intrinsieke motivatie: jij bent de sleutel

De sleutel was een belangrijk symbool tijdens de inspiratieweek. Het symbool voor de talenten en kwaliteiten van medewerkers. Zij zijn de belangrijke sleutel om samenlevingsgericht werken tot een succes te maken.

Alle medewerkers van de gemeente namen deel aan een bijeenkomst die gefaciliteerd werd door Richard Kwakernaak en Eline Trapman, organisatieadviseurs van Het Eerste Huis. In deze sessie zetten collega’s met elkaar de kernwoorden van samenlevingsgericht werken op een rij. Ook stond ieder stil bij zijn/haar talenten om in te kunnen zetten voor de ontwikkeling naar méér samenlevingsgericht werken.

Deze sessie gaven we vorm op basis van het U-proces van Scharmer: waarnemen, reflecteren, en handelen. Op de manier waarop wij dat doen wordt dat een proces dat je bewust maakt van mogelijkheden en heel concreet aanzet tot actie; vanuit ieders eigen regie en inzet.

De sessie was enorm krachtig. Het gaf ruimte voor ontmoeting in gemixte groepen en het echte gesprek. Medewerkers stonden stil bij de eigen talenten en zagen welke kracht en mogelijkheden de gehele organisatie met elkaar heeft.

Wat heeft deze eerste fase opgeleverd?

Het borrelt en het bruist van de inspiratie, ideeën en initiatieven. De gemeente Zwijndrecht heeft een breed pakket aan mogelijkheden in handen om verder aan de slag te gaan. Het vervolg wordt ingezet op afdelingsniveau. Diverse teams zijn al volop aan de slag met de doorvertaling en aanpak richting bewoners en/of maatschappelijke partners. In een besloten Facebookgroep blijven de medewerkers elkaar inspireren en motiveren en houden ze elkaar op de hoogte van de nieuwe stappen die gezet worden. De gemeente Zwijndrecht is volop in beweging.

Wat maakt deze aanpak succesvol?

De drive en dedicatie van het inspiratieteam in deze gemeente is van grote waarde geweest in dit ontwikkeltraject. Voorafgaand aan de inspiratieweek hebben zij medewerkers geprikkeld, nieuwsgierig gemaakt, een bewustwordingsproces op gang gebracht. Het team zelf is positief verrast door de hoeveelheid input die ze gaandeweg kregen van collega’s. Er kwam een energie in beweging die steeds harder is gaan stromen. De aanpak van een bevlogen en empowered team maakt heel veel mogelijk en dat is ook hier bij de gemeente Zwijndrecht weer gebleken.

Op álle antwoorden die een organisatie heeft, zijn de beste antwoorden binnen de organisatie zelf te vinden. Vanuit deze basisovertuiging is de ervaring en kennis vanuit de organisatie zelf optimaal ingezet en gedeeld. Tijdens de inspiratieweek werden volop workshops georganiseerd door collega’s uit de organisatie. Door zoveel mogelijk kennis vanuit de organisatie zélf te gebruiken is het traject ook écht iets van de organisatie zelf gebleven.

Deze aanpak werkt omdat het voorbij gaat aan een vooropgezet veranderplan. Door luisteren in plaats van uitleggen en ervaren in plaats van bedenken, zijn de ideeën ontstaan vanuit het hart van de organisatie. Vanuit dit proces ontstaat als vanzelf een helder gedeeld doel waarbij alle mensen in de organisatie zich intrinsiek gemotiveerd voelen om daadwerkelijk bij te dragen aan de ontwikkeling.

Ook de volgende stap zetten met je organisatie?

Wil je stappen zetten in je eigen organisatie? Het Eerste Huis kan je daarbij begeleiden.

Bel ons via 030 - 6772513 of mail naar contact@heteerstehuis.nl(link stuurt een e-mail) en ontdek wat wij voor jou en je organisatie kunnen betekenen.

Bekijk ook: