Het is begin 2021 als Pieter Buyck, co-founder van Floorify, bij Het Eerste Huis aanklopt. Al vanaf de start met Floorify streeft hij naar een structuur waar medewerkers volledige ownership ervaren. Hun ambitie is om de snelheid en wendbaarheid van een speedboot te behouden, zelfs nu ze blijven groeien met meerdere klanten, in verschillende landen en met uitgebreide productieprocessen.
Een van de uitdagingen waar ze tegenaan lopen is dat nieuwe werknemers, vooral die gewend zijn aan traditionele structuren, tijd nodig hebben om zich aan te passen aan dit nieuwe model. In een organisatie met een cultuur van volledige ownership en zelfstandigheid moeten medewerkers namelijk flink wat meer verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid dragen. Dit kan voor sommigen een aanpassingsperiode vereisen, waarin ze leren om autonoom te handelen en hun eigen verantwoordelijkheden te omarmen.
Voor Pieter zelf is dit proces niet minder uitdagend. Het moeilijkste is misschien wel het besef dat je je als leider veel meer op de achtergrond moet stellen en dingen moet durven laten gebeuren. Juist nu de organisatie groter is geworden. In traditionele organisaties hebben leiders vaak de neiging om controle te houden over alle aspecten van het bedrijf. Ze nemen beslissingen, bepalen de koers en monitoren elk detail. In een structuur gebaseerd op eigenaarschap moeten leiders echter vertrouwen op de capaciteiten van hun team en hen de ruimte geven om zelfstandig te handelen. Dit vergt loslaten van micromanagement en het omarmen van een meer faciliterende rol. Het betekent dat de leider niet langer de alwetende beslisser is, maar eerder een gids en mentor die de groei en ontwikkeling van de organisatie en haar medewerkers mogelijk maakt.
“Zolang ons bedrijf tot slechts enkele mensen beperkt bleef, was organisatie geen thema. Alles verliep natuurlijkerwijs heel efficiënt. Toen er meer en meer mensen bijkwamen, kopieerden we onbewust de organisatiestructuren die we het beste kenden: die van de klassieke piramide organisatie. Op een bepaald moment realiseerden we ons dat onze manier van werken meer en meer begon te lijken op het bedrijf waarvan we waren weggegaan. Vanaf dat moment zijn we ons gaan verdiepen in organisatieleer. Zo zijn we op het boek Reinventing Organizations van Frederic Laloux gestoten. Om te begrijpen hoe dat dan in de praktijk zou kunnen werken zijn we bij het Eerste Huis terecht gekomen.”
Ze komen met de wens om met een aantal collega’s deel te nemen aan onze open training. Wij stellen voor er een incompany training van te maken. Dat is goedkoper, er kunnen direct meer mensen deelnemen én we kunnen de inhoud nog beter toespitsen op de organisatie.
“De training was heel ervaringsgericht en praktisch, met veel ruimte voor eigen input. Alles om het duidelijk, snel en makkelijk te kunnen implementeren in onze organisatie.”
Pieter en zijn collega’s waren overtuigd en zeer geïnspireerd om aan de slag te gaan. Ze besloten dat het tijd was om volop stappen te zetten in het zelforganisatieproces binnen de gehele organisatie.
Oplossing
Het Eerste Huis is Floorify gaan begeleiden op weg naar zelforganisatie. Het proces begon met een zorgvuldige analyse van de bestaande structuur en processen binnen Floorify. We werkten nauw samen met het leiderschapsteam om te begrijpen hoe de organisatie functioneerde en waar er ruimte was voor zelfsturing. Het vastleggen van de rollen en verantwoordelijkheden was de eerste cruciale stap om duidelijkheid te creëren over wie wat deed binnen de organisatie. Dit legde de basis voor een efficiëntere en meer flexibele werkomgeving.
“Het Eerste Huis heeft ons van A tot Z mee begeleid op de weg naar een zelfsturende organisatie. Er werd geen kant-en-klaar repetitief verhaal ingezet. Jos en Maaike dachten echt mee op maat van onze organisatie. Aan de hand van heel erg heldere richtlijnen werden de spelregels van zelfsturing aan ons uitgelegd.”
Vervolgens hebben we Floorify geholpen bij het begrijpen en eigen maken van de methoden en procedures die nodig zijn voor zelforganisatie. Dit omvatte begeleiding bij het opzetten van organisatie- en werkoverleggen, waarin medewerkers de ruimte kregen om hun inzichten en ideeën te delen en bij te dragen aan de besluitvorming. Dit proces van betrokkenheid en participatie was essentieel om een cultuur van zelfsturing te bevorderen.
“Dankzij onze zelfsturende aanpak creëren we niet één grote tanker, maar verschillende wendbare speedboten, die onze groei sturen.”
Toen het moment daar was om zelfsturing uit te rollen in de gehele organisatie, hebben we een indrukwekkende kick-off voor zelforganisatie gefaciliteerd. Tijdens deze bijeenkomst werden alle medewerkers meegenomen in het nieuwe tijdperk van zelfsturing. We presenteerden de visie, doelstellingen en voordelen van zelforganisatie en moedigden de medewerkers aan om actief deel te nemen aan dit proces. Het creëren van een gevoel van gemeenschappelijke betrokkenheid en begrip was van onschatbare waarde voor het succes van het project
Implementatie
Na deze kick-off heeft Floorify zelf de verantwoordelijkheid op zich genomen om zelfsturing in de praktijk te brengen. Ze begonnen met het toepassen van de geleerde principes en methoden in hun dagelijkse werkzaamheden.
“Ook na de training werden wij heel goed opgevolgd door Het Eerste Huis, tot we de flow volledig zelf onder de knie hadden.”
Het was een transformatie die tijd en toewijding vereiste, maar met de juiste begeleiding en betrokkenheid van het gehele team, begonnen ze snel de vruchten van zelfsturing te plukken.
Floorify paste onmiddellijk verschillende vormen van zelfsturing toe, eerst per functiedomein en later ook per landencirkel. Dit stelde hen in staat om snelheid en wendbaarheid te behouden, en bleef hen in staat stellen om klanten uitstekende service te bieden, zelfs bij snelle groei. Door de voortdurende groei en veranderingen in verantwoordelijkheden, herzien ze regelmatig hun takenpakketten. En dat is ook nodig, want het opzetten van zelfsturende teams is geen eenmalige activiteit, het is een voortdurend groeiproces.
“Het vastleggen van een eerste cirkelstructuur leidde tot nogal wat commotie. Ook binnen die cirkelstructuur blijft het een uitdaging om voor iedereen de juiste balans te vinden. Alles geografisch en functioneel opdelen conflicteert namelijk nogal eens. En naarmate we steeds groter groeien, worden we ook geconfronteerd met cirkels die te groot aan het worden zijn.”
In de maanden en jaren die volgden, zagen we Floorify uitgroeien tot een zelfsturende organisatie die flexibel kon inspelen op veranderingen in de markt, waarbij medewerkers zich gewaardeerd voelden en volledig betrokken waren bij het succes van de organisatie.
“Ik kan zeker niet beweren dat we het model als 100% succesvol geïmplementeerd hebben. Zo lopen roloverleggen en het bijsturen van verantwoordelijkheden bij ons naar mijn mening nog wat stroef. In de werkoverleggen verliezen we regelmatig de discipline om bij het aangereikte framework te blijven. Maar het is wel zo dat mensen meer en meer spontaan naar de technieken grijpen die we geleerd hebben bij het Eerste Huis. Er heerst in de gehele organisatie een heel positieve open houding ten aanzien van de manier van werken.”
Resultaten
“Ons bedrijf plukt nu echt de vruchten van de training: duidelijke verantwoordelijkheden, persoonlijke groei en goede samenwerking.
Kwantitatief: We willen ownership bij onze werknemers stimuleren. Wanneer hun verantwoordelijkheden duidelijk zijn, hebben ze de vrijheid om hun eigen pad te bewandelen. Dit geeft enorm veel voldoening, wat zich opnieuw uit in een zeer lage personeelsverloop.
Kwalitatief: we krijgen positieve feedback van onze klanten. Ondanks onze snelle groei, kunnen we onze klant blijven centraal zetten.”
Zelf aan de slag?
Praat gerust eens met ons verder over zelfsturing in je eigen organisatie. Het Eerste Huis geeft richting in complexe en dynamische vraagstukken. We bieden moderne aanpakken voor verandering en ontwikkeling. Geïnteresseerd geraakt door het verhaal van Floorify? We staan je graag te woord. Neem contact op via contact@heteerstehuis.nl of (085) 301 87 41.
Klantverhaal van Floorify
