Hoe zet je Art of Hosting in bij teamontwikkeling binnen een complexe, technische transformatie? Lucy Herlaar legt aan de hand van een praktijkcase uit hoe zij dit met de inzet van Art of Hosting heeft gerealiseerd. Met haar aanpak heeft zij de basis gelegd voor het vergroten van onderling vertrouwen, een betere samenwerking tussen teams en het creëren van een veilige omgeving.
Van een grote technische multinational in Europa kregen wij de opdracht om de samenwerking binnen het leiderschapsteam te verbeteren. Teamontwikkeling was nodig omdat de organisatie stond voor een grote en complexe, technische transformatie. Het Eerste Huis verzorgde een tweedaagse workshop met als doel het verbeteren van de samenwerking binnen het team om gezamenlijk de technische organisatieformatie te leiden.
De organisatie
De organisatie is opgebouwd door verschillende overnames in de afgelopen jaren. De teams bestonden uit medewerkers die vanuit verschillende organisaties en regio’s met elkaar samen moesten gaan werken. De locaties van de overgenomen bedrijven bleven gehandhaafd en daarmee ook de verbondenheid met de vorige werkgever, wat invloed had op de integratie. Het leiderschapsteam moest de transformatie gaan leiden, maar in dit team speelde dezelfde dynamiek. Het totale leiderschapsteam bestond uit 40 mensen eveneens afkomstig uit verschillende organisaties en regio’s.
Aanpak en gebruikte processen tijdens de teamontwikkeling
Er zijn interviews gehouden met een representatief deel van het leiderschapsteam. Deze gesprekken gaven ons een beeld van de zaken die speelden. Hieruit kwam onder andere naar voren dat het bouwen van onderling vertrouwen het speerpunt moest worden van de interventie. Het vasthouden en beschermen van het ‘veilige’ verleden zorgde ervoor dat er weinig vertrouwen in elkaars expertise was. Het leiderschapsteam herkende dit en voelde ook dat het leren vertrouwen op elkaars kennis, kunde en intentie cruciaal zou zijn voor het succes van de komende technische transformatie.
Het leiderschapsteam kan na de training de gebruikte processen en methodieken zelf uitrollen in de organisatie. Uiteindelijk moest de gehele organisatie van ruim 900 medewerkers meegaan op het ingeslagen pad. Naast het leiderschapsteam hadden we ook een core team van medewerkers vanuit verschillende lagen van de organisatie uitgenodigd. Dit team was gedeeltelijk in het verleden al door ons getraind. Hierdoor kenden wij hun capaciteiten en wisten wij dat zij deze uitrol met het leiderschapsteam nu en in de toekomst samen konden dragen. Voorafgaand aan de tweedaagse werd het team getraind in alle toepasbare processen en methodieken. In co-creatie met het team werd het ontwerp voor de workshop ontwikkeld.
Vertrouwen
Het bouwen van vertrouwen vond niet binnen twee dagen plaats. Dat was een proces dat begon met bewustwording van de situatie, waarna de intentie ontstond om hieraan te bouwen om uiteindelijk gezamenlijk antwoord te geven op hoe zij dat als team gingen vormgeven. Deze bouwstenen vormden het uitgangspunt van het design, waarin het vertrouwen in elkaar groeide bij de uitoefening in de dagelijkse praktijk.
Voor aanvang van de tweedaagse workshop waren twee extra dagen ingepland voor finalisering van het design, verdere uitwerking met en training van het core team.
We maakten tijdens de training gebruik van deze processen uit Art of Hosting:
- Levels of Listening
- Hosting
- Circle Practice
- The Art of Invitation
- The Art of Organizing
- The 8 Breaths of Process Architecture
De cirkel
We werkten tijdens de tweedaagse workshop voor het leiderschapsteam vanuit de cirkel. De cirkel is een methode waarbij de basis wordt gevormd vanuit gelijkheid, respect en uitstel van oordeel. Deze basis is in combinatie met een veilige ruimte cruciaal in een proces waarin het onderwerp vertrouwen centraal staat. De ervaring, het gevoel, in een veilige omgeving te zijn met elkaar, waarin ieder gehoord wordt zonder veroordeeld te worden is een voorbeeld hoe de toekomst er uit zou kunnen zien. Het geeft de overtuiging dat werken vanuit vertrouwen mogelijk is. Deze manier van werken laat zien dat alle talenten en competenties om succesvol te worden in principe al aanwezig zijn binnen de organisatie.
Groan zone
Vanuit het design zijn we gestart met divergeren, om vastgeroeste denkbeelden “op te schudden”, de blik te verruimen en een ruimte te creëren, waarin het gevoel en de creativiteit een plaats krijgt. Hierop volgt de emergente fase. Deze fase kenmerkt zich ook wel als groei, maar bestaat tevens uit “het (nog) niet weten”. Het wordt ook wel “groan zone” genoemd. Als host is het belangrijk deze “groan zone” (een samentrekking van “grow” en “moan”) zo lang mogelijk in stand te houden, en niet mee te gaan in de vraag van de deelnemers om direct te gaan convergeren en besluiten nemen. De “groan zone” is een belangrijke fase omdat het de plaats is waar nieuwe inzichten, innovatie en verbinding met gevoel en creativiteit ontstaat. De host faciliteert hiervoor ruimte.
Tijdens de tweedaagse zijn de volgende processen uit Art of Hosting ingezet:
- Hosting
- Circle Practice
- Levels of Listening
- Appreciative Inquiry
- Reflective Walk
- Chaordic Path
- Divergence/Emergence/Convergence
- The Art of Powerful Questions
- The Art of Harvesting
- Visual Harvesting
- Storytelling
- World Cafe
Resultaat teamontwikkeling
Veel deelnemers erkenden dat vertrouwen hun aandachtspunt was. Ze realiseerden zich dat samenwerking op basis van vertrouwen essentieel is voor een succesvolle transformatie. Zij moesten ieder persoonlijk, de stap hierin zetten en verantwoordelijkheid moesten nemen. In de convergentiefase hebben zij zelf uitgewerkt wat daarvoor nodig is. Ze hebben hierbij antwoord gegeven op de vraag: Hoe gaan we dat persoonlijk, en als leiderschapsteam aanvliegen? Welk voorbeeld gaan wij geven aan de rest van de organisatie? Welk commitment is nodig van de organisatie en individueel om het beoogde effect te behalen?
Via de visual harvest kwam een lijst met afspraken tot stand die door alle deelnemers ondertekend werd en als input diende voor de vervolgacties.
Benieuwd naar Art of Hosting? Download de brochure!
