Frustraties kunnen hoog oplopen in de werksetting. In de organisaties die ik begeleid is er vaak ‘een probleem’ en hebben de mensen behoefte aan betere werkverhoudingen. Teamontwikkeling is nodig. Keer op keer blijkt dat er in de basis iets ontbreekt in de manier waarop mensen met elkaar omgaan. Communiceren: het lijkt zo simpel, maar in de praktijk blijkt juist daar veel te winnen. In deze blogserie geef ik je 8 eenvoudige basisprincipes voor een goede professionele communicatie. Dit is deel 3 in de serie.
De 8 basisprincipes voor effectief communiceren
- Spreek met ik-boodschappen (zie deel 1)
- Gebruik de kracht van de stilte (zie deel 1)
- Stel vragen en zorg dat je antwoord krijgt (zie deel 2)
- Adresseer je boodschap (zie deel 2)
- Stel open vragen (zie deel 3)
- Onderscheid opmerking en vraag (zie deel 3)
- Feedback geven aan je collega’s (dit artikel)
- Sta open voor feedback (dit artikel)
Feedback geven aan collega
7. Wees kort en bondig. Zeg wat je te zeggen hebt
Bevorder de teamontwikkeling in duidelijke taal
Je merkt vast wel eens bij jezelf of anderen op dat er soms erg veel woorden nodig zijn om iets duidelijk te maken. Wat is nou eigenlijk de kern van de feedback die je wilt geven aan je collega? En kun je die kort en bondig geven?
Voordat ik in ga op hoe je dat doet, nog heel kort wat achtergrond. Langdradigheid heeft te maken met niet zeker van je zaak zijn. Mensen gaan de tijd vullen met woorden op het moment dat de situatie onduidelijk is; de verhoudingen en wie je zelf daar in bent zijn vaag. Ons ego spoort op zo’n moment aan tot veel praten want het houdt niet van stiltes, twijfel en onzekerheid. Om te verbloemen dat er een spanning is, gaan we uitweiden.
Helder formuleren bereik je door je af te vragen wat je ‘1 million dollar’ boodschap is. Als je maar 1 zin mag zeggen, wát is het dan dat jij de ander wilt vertellen? Wat moet hij of zij echt wéten?
Veel communicatie start met inleidende en verontschuldigende zinnetjes. Misschien herken je dit wel: ‘ik weet niet of je er nu tijd voor hebt, en anders kan het ook wel later, maar …’ of ‘ik heb er al vaker op gewezen en toen is er ook uitgebreid over gesproken hetgeen toen nog tot verwarring leidde bij de afdeling werkvoorbereiding, maar wat ik zeggen wil is…’. Niet doen. Laat de inleiding weg en zeg wat je te zeggen hebt. ‘Wil je me helpen met deze offerte?’ of ‘Het is nu hoog tijd om het project aan te passen.’
Een valkuil die ik vaak zie in teamontwikkeling, is dat mensen niet gestelde vragen beantwoorden. Het meest voorkomende voorbeeld is wel: ‘Ik ben iets later omdat het verkeer tegenzat en toen belde die nieuwe klant nog en toen …’. Waarom zou je? Niemand vraagt ooit aan een ander wáárom hij later is. Schuif aan in het gesprek, zeg dat je blij bent dat je er bent en neem deel: ‘wat is het volgende punt?’
8. Sta open voor feedback van collega
Benut het inzicht van jouw collega’s
Je kunt veel cursussen volgen over feedback geven ten behoeve van teamontwikkeling. Maar feedback ontvangen is zeker zo belangrijk als feedback geven aan je collega. Feedback ontvangen vraagt een open houding. Daarin luister je neutraal naar de ander. Wat en hoe hij het ook zegt, je realiseert je dat het niet over jou gaat maar over hoe jouw gedrag op de ander is over gekomen.
Let op: dit stukje gaat niet over hoe je feedback kunt ontvangen. Ik wil je duidelijk maken dat het ontvangen van feedback belangrijk is voor je eigen ontwikkeling. Je leert door je te spiegelen aan anderen. Wanneer anderen je een spiegel voorhouden, dan kan dat een leermoment voor jou zijn. Benutten dus.
Daarom is het ook belangrijk om feedback te vragen als je het niet spontaan krijgt. Vraag aan mensen hoe je over kwam, wat het hen deed, wat ze voelden. Check of je boodschap en je bedoeling zijn overgekomen. Als dat niet zo is, vraag dan heel feitelijk hoe dat kwam. Was het iets in je houding, je woordkeus, je energie? Wat maakt dat je geloofwaardig, of juist niet, overkomt? Deze vragen bevorderen ook de teamontwikkeling.
Niemand kan je beter feedback terug geven dan de mensen met wie je werkt. Je collega’s zijn precies goed met je verbonden. Ze zijn helder en direct zonder al te zeer beschermend en vergoelijkend te zijn. Dat laatste kan nog wel eens optreden met nabije familie en vrienden. Die kunnen bovendien de neiging hebben om te zien wat ze altijd al van je zagen. Collega’s zijn scherper.
